Kernprozesse in der Fertigungsindustrie wie Produktentwicklung, Produktpflege, Auftragskonstruktion, Anlagenprojektierung usw. werden aufgrund der Komplexität der Vorhaben im Rahmen von Projekten ausgeführt. Die Anforderungen an Wirtschaftlichkeit und Termintreue verlangen hierbei bestmögliche Personal- und Sachmittelplanung sowie transparentes Monitoring. Um dies zu erreichen, ist eine direkte Verbindung von Projektmanagement (PM) und Arbeitsebene notwendig.

Mit Stand-alone-Projektmanagement-Software ist diese Forderung nicht zu erfüllen, und schon gar nicht mit einer Tabellenkalkulations-Anwendung. Die Abwicklung eines Projekts ist eine hochdynamische Angelegenheit, Planung und Arbeitsfortschritt (Erfüllungsgrad der Aufgabe) müssen permanent in Bezug stehen. Dies lässt sich nur realisieren, wenn die entsprechenden Daten eine integrale Einheit bilden, d. h. ein Verbund von Projekt-, Prozess- und Produktdaten vorliegt. Das Projektmanagement von professioneller PDM-Software kann diese Vorgabe erfüllen.

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Die Planung eines Projekts erfolgt im ersten Schritt mit der Definition der Aufgaben, die zur Erfüllung des Projektziels ausgeführt werden müssen. Im zweiten Schritt kommt die Zeitplanung hinzu, d. h. jede Aufgabe erhält eine Zeitvorgabe, in der sie erledigt werden soll. Im dritten Schritt erfolgt die Zuordnung der benötigten Akteure (Mitarbeiter) zu den betreffenden Aufgaben, die diese ausführen sollen.

Für die Planung stehen in der Regel der hierarchische Strukturplan, der gerichtete Netzplan und der tabellarische Balkenplan zur Verfügung. Zwischen den verschiedenen Möglichkeiten kann bei guten PDM-Systemen beliebig gewechselt werden. Die graphische Netzplan-Darstellung bietet den Vorteil des schnellen Erfassens der festgelegten Abfolge zur Bearbeitung der Aufgaben. Zudem lässt sich ein möglicher "kritischer Pfad" gut erkennen. Dagegen ist die Übersichtlichkeit in Bezug auf die einzelnen Aufgaben beim Balkendiagramm besser. Beginn, Ende, Dauer und Puffer der Aufgaben sind auf der Zeitachse zu sehen und leicht zu erfassen.

Je nach Datenmodell der PDM-Software stehen zur Darstellung der Mitarbeiterkapazität mehrere Optionen zur Verfügung. Zum einen lassen sich in einem vorgegebenen Zeitfenster für einen bestimmten Mitarbeiter die Einsatzzeiten aus allen Projekten, in denen er aktiv ist, abrufen und erkennen, an welchen Tagen er ggf. noch einsetzbar ist. Dazu ist es notwendig, eventuelle Urlaubstage aus einer vorhandenen Quelle (z. B. Personalzeiterfassung, PZE etc.) auszulesen. Aus dem User-Objekt des Nutzers lassen sich Angaben wie Abteilung und Standort beistellen. Ferner kann die Rolle des Mitarbeiters in die Ausgabe seiner Kapazität einbezogen werden.

Darüber hinaus lässt sich bei entsprechendem Datenmodell des PDM-Systems die Kapazität bzw. Verfügbarkeit von allen Mitarbeitern einer Rolle (z. B. SPS-Programmierer) ableiten. Alternativ kann die Verfügbarkeit der Mitarbeiter aller Rollen gewonnen werden. Sofern ein Mitarbeiter in mehreren Rollen in verschiedenen Projekten arbeitet, erscheint er mehrfach in der Ausgabe. Außerdem können in die Darstellung der Mitarbeiterkapazitäten die Projekte, für die die angeführten Mitarbeiter im Einsatz sind, einbezogen werden. Weitere Ausgabevarianten zur Anzeige der freien Mitarbeiterkapazitäten sind mit professionellem Projektmanagement als integraler Bestandteil von PDM-Software möglich.

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